Definisi manajemen waktu (time management) secara umumnya ialah sebuah perencanaan, menggerakkan, mengorganisir, sekaligus melakukan pengawasan untuk memaksimalkan produktivitas waktu.
Dalam hal ini, waktu adalah sumber daya yang wajib dikelola agar organisasi atau individu dapat mencapai tujuannya dengan efisien dan efektif.
Maksud dan Tujuan Manajemen Waktu
Pengertian dari manajemen waktu juga bisa diartikan sebagai metode untuk mengatur dan memanfaatkan setiap waktu untuk mengerjakan semua aktivitas yang telah direncanakan dan wajib diselesaikan sesuai jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan.
Adapun tujuan utama melakukan manajemen ini ialah agar pekerjaan yang dilakukan berjalan secara efisien dan efektif.
Efektifitas pekerjaan dapat dilihat berdasarkan tercapainya target atau tujuan yang telah ditetapkan dalam sistem manajemen waktu ini.
Manajemen Waktu Dengan Efisien dan Efektif
Dengan melakukan pengaturan waktu yang tepat, maka kita harus mengubah kebiasaan kita dengan baik agar setiap waktunya dimanfaatkan dengan melakukan hal-hal yang bersifat produktif.
Pengaturan waktu yang ideal ini ialah prioritas yang tepat, kemudian barulah manajemen hidup tercipta. Lalu, bagaimana sistem pengaturan waktu yang tepat agar lebih produktif?
1. To Do List
To do list ini maksudnya ialah membuat daftar atau list aktivitas penting yang harus Anda lakukan. Dengan menulis apa saja kegiatan yang wajib Anda lakukan, maka list tersebut dapat berperan sebagai “objek” yang mesti Anda atur.
Dengan mengatur waktu secara maksimal, maka langkah dan kegiatan yang Anda kerjakan lebih terarah. Sehingga apa yang Anda lakukan tidak hanya sekedar membuang-buang energi untuk melakukan beberapa hal yang tidak bermanfaat atau kurang baik.
Jika Anda bingung membuat point to do list ini, ada beberapa cara yang harus dicoba berikut:
- Pertama-tama tetapkan rentang waktunya, bisa tahunan, bulanan, mingguan bahkan harian. Lebih baik Anda membuat daftar kegiatan mulai dari harian hingga tahunan.
- Lalu telusuri apa saja pemikiran yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu, mulai dari harian sampai tahunan.
- Kemudian lihat jadwal, baik itu jadwal kerja maupun jadwal kuliah. Ini penting sekali peranannya untuk melengkapi to do list yang Anda buat.
- Selain dapat dipisah sesuai waktu, Anda juga dapat memisahkan sesuai kegiatannya. Seperti kegiatan menulis misalnya, jadi Anda bisa buat to do list-nya yakni dengan menulis sehari 3 artikel berjumlah 1500 kata. Sehingga to do list selama 1 hari untuk objek menulis dan aktivitas yang wajib dilakukan ialah menulis 3 artikel selama sehari sebanyak 1.500 kata per artikel.
Intinya yaitu Anda dapat menulis apa saja yang harus atau ingin dilakukan. Hal ini dilakukan bukan berarti Anda dituntut sebagai seorang over perfectionist, melainkan hal ini bisa membantu Anda menentukan jadwal dan skala prioritas dalam pekerjaan.
2. Buat Jadwal
Langkah kedua ialah dengan membuat jadwal berdasarkan to do list aktivitas yang sudah Anda buat sebelumnya. Namun, jangan hanya merinci jadwal aktivitas saja.
Tetapi Anda juga perlu mentaati semua jadwal kegiatan yang sudah dibuat sebelumnya. Dengan membuat jadwal, tentu saja ada banyak manfaatnya, yaitu bisa membuat hidup Anda lebih teratur.
Membuat jadwal di awal memang cukup menyulitkan, seolah-olah hidup Anda terikat dan terkekang. Namun, inilah kenyataannya.
Dimana hidup akan selalu terikat waktu, jika jadwal tidak diatur dengan baik tentu Anda akan kesulitan menyelesaikan semua kewajiban.
Maka dari itu, biasakan membuat jadwal kegiatan harian, dengan cara tentukan terlebih dahulu to do list Anda, lalu tetapkan skala prioritas, urutkan aktivitas sesuai skala prioritas dan sisakan waktu untuk beristirahat sejenak dan hiburan.
3. Buat Rencana/Planning Melalui Metode SMART
Poin ini masih berhubungan dengan planning atau perencanaan jadwal, sebab inti dari memanajemen waktu itu sendiri ialah menyusun perencanaan yang maksimal. Jadi, Anda harus menyusun dan mengatur sesuatu agar lebih teratur.
Cara menyusun planning melalui metode SMART ini, diantaranya sebagai berikut :
- Specific, artinya gol atau tujuan Anda harus spesifik dan jelas. Semakin jelas maka akan semakin mempermudah Anda mencapainya.
- Measurable, artinya ialah tujuan yang jelas dan spesifik tersebut harus dapat diukur. Maka dari itu, tujuan yang Anda buat harus spesifik sebab Anda bisa lebih mudah mengukurnya. Misalnya saja diukur dengan barang, uang atau lain sebagainya.
- Aggressive, artinya tujuan Anda harus menantang, setidaknya sesudah Anda mencapai tujuan tersebut ada perkembangan yang dicapai dalam diri Anda. Hal ini perlu ditentukan menurut jangka waktu tertentu.
- Realistis, atau realistis. Artinya tujuan yang Anda capai harus realistis, dan jika tidak bersifat realistis maka Anda hanya dapat bermimpi atau hanya berangan-angan saja.
- Timeline atau Time Bound, dimana setiap tujuan pasti ada deadline. Anda harus menentukan kapan target untuk mencapai kesuksesan tertentu.
Baca Juga: Manajemen Risiko Dalam Dunia Bisnis
4. Disiplin Waktu
Salah satu tujuan utama dari manajemen waktu ialah menyelesaikan target berdasarkan jangka waktu tertentu yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, Anda hanya perlu membiasakan diri untuk melakukan disiplin waktu dan jangan menunda-nunda kegiatan atau pekerjaan yang wajib diselesaikan pada hari itu juga.
Hal ini dikarenakan, kebiasaan buruk menunda-nunda pekerjaan bisa membuat pekerjaan semakin menumpuk bahkan tidak dapat diselesaikan dengan segera.
Baca Juga: Manajemen Keuangan Perusahaan
5. Fokus Terhadap Apa yang Anda Kerjakan
Jika Anda telah membuat daftar atau list tugas yang mesti diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, sebaiknya usahakan untuk tetap fokus mengerjakan hal tersebut.
Berusahalah mengerjakan yang sudah diagendakan sebelumnya dan jangan pernah tergoda melakukan hal-hal yang bukan prioritas Anda.
6. Membagi Kegiatan ke Dalam Kegiatan-Kegiatan Kecil
Penting sekali membagi to do list atau goal ke dalam beberapa bagian kecil. Jika Anda sudah memisahkan detail to do list yang sudah disusun ke dalam aktivitas-aktivitas kecil, maka Anda dapat mengaturnya lebih baik.
Anda bisa lebih fokus untuk melakukan pengembangan lebih besar.Inilah salah satu prinsip yang selalu dipegang oleh seorang pengusaha sukses.
7. Ketahui Waktu Produktif Anda
Mengetahui waktu produktif untuk Anda sendiri sangatlah penting. Terkadang bagi Anda yang berusia muda seringkali masih dikendalikan oleh mood.
Jika sedang semangat produktif, maka kerjaan yang banyak sekalipun dapat dikerjakan sampai selesai, namun sebaliknya jika sedang tidak mood maka tidak ada satu pekerjaan pun yang selesai.
Inilah yang harus diperbaiki dan pahami bagaimana pola kerja Anda sendiri. Adapun yang dapat Anda lakukan ialah mengenali waktu produktif lalu maksimalkan waktu yang Anda miliki tersebut.
Sedangkan waktu yang bukan produktif Anda bisa dipergunakan untuk beristirahat atau hiburan. Jadi, walaupun bukan termasuk waktu produktif, Anda tetap dapat memanfaatkannya dengan baik. Karenanya waktu yang Anda miliki tidak terbuang percuma.
8. Jangan Takut Berkata Tidak
Jika Anda rasa tidak sanggup mengerjakannya maka bilang saja Anda tidak bisa. Terkadang kita merasa tidak enakan, padahal Anda sudah kehabisan tenaga dan waktu, jadi bagaimana Anda dapat mengerjakan pekerjaan tersebut?
Inilah yang harus diperhatikan, jika dirasa Anda tidak mampu atau tidak siap, sebaiknya katakana saja tidak bisa. Daripada Anda menerimanya, namun hasil yang didapatkan tidak maksimal.
Solusi lainnya Anda bisa mencoba delegasikan pekerjaan atau tugas tersebut kepada orang lain.
Itulah 8 kiat penting GwBGT dalam manajemen waktu sebaik mungkin agar semua target yang Anda ingin capai dapat dicapai dengan mudah.
